Een interne businesscase voor DAM maken

Zelfs als een bepaalde technologie enorme voordelen biedt, is het altijd een uitdaging om buy-in te krijgen van het management en belanghebbenden. Voor besluitvormers kan het moeilijk zijn om uitgaven te rechtvaardigen voor iets dat geen significant rendement oplevert of dat bestaande processen kan verbeteren.

Maar als je vaak met digitale bestanden werkt, weet je hoe essentieel een DAM-platform is voor een bedrijf. Helaas zien besluitvormers niet altijd de waarde in van een technologie die ze niet (vaak) gebruiken. Hier ligt een mooie uitdaging voor jou. Als iemand die dagelijks met digitale assets werkt, is het essentieel om intern voor een DAM te kunnen pleiten.

Nadat je de perfecte DAM software hebt gevonden, wil je dat iedereen die er toe doet op de hoogte is van de oplossing. Hoewel het een uitdaging kan zijn beslissers aan boord te krijgen, is het niet onmogelijk.

Een businesscase maken voor DAM is een kwestie van een goede voorbereiding en het duidelijk presenteren van voordelen.

In dit artikel geven we je praktische tips om je helpen je DAM businesscase te bouwen. 

Hoe je een digital asset management businesscase maakt

Je kunt er bijna de klok op gelijk zetten: mensen zijn een beetje sceptisch als er een nieuw idee, software of technologie wordt geïntroduceerd. Dus, als je een DAM-platform voorstelt, verwacht dan een beetje aarzeling en veel vragen. We hebben een aantal te verwachte vragen bij het maken van een DAM businesscase op een rijtje gezet. 

• Wat is de ROI van de te implementeren DAM? — Het bedrijf zal geld investeren en wil op voorhand zeker weten wat voor resultaten ze kunnen verwachten. Nog belangrijker, ze willen weten of dit rendement de investering waard is.
• Wat is de impact op de manier van werken van verschillende afdelingen? — Iedereen wil weten of het implementeren van een DAM platform hun werk uitdagender of gecompliceerder maakt. Wanneer je een pleidooi houdt voor DAM, focus dan op hoe een DAM ieders werk eenvoudiger maakt. 
• Kunnen onze huidige software tools het werk niet net zo goed doen?  — Als er iets is wat het management niet wil, is investeren in nog meer tools die een probleem oplossen wat de bestaande software stack ook kan oplossen. Vooral in het geval van een DAM zie je vaak dat er gedacht wordt dat bestaande opslagsystemen zoals Dropbox of Google Drive het werk net zo goed kunnen doen. Focus op het tonen van de toegevoegde waarde van een DAM en waarom deze essentieel is als je bedrijf verder groeit. 
• Zal het personeel ook met de nieuwe DAM technologie gaan werken?
  — Dit is een terechte zorg, vooral van het management. Het trainen van personeel om een nieuwe tool te adopteren en gebruiken is niet makkelijk. Het kost tijd en er is altijd een kans dat ze niet goed overweg kunnen met de nieuwe software. Als je de juiste DAM kiest hoeft dit geen probleem te zijn omdat deze uitblinken in gebruiksvriendelijkheid en het onboarden van gebruikers. 
• Zal de nieuwe software voor beveiligingsproblemen zorgen? — Malware-aanvallen kosten bedrijven gemiddeld 2,5 miljoen dollar. Besluitvormers hebben bevestiging nodig dat de DAM oplossing die je voorstelt geen bedreiging vormt voor de cybersecurity. 

Al deze bezwaren zijn terecht; je zult ze moeten weerleggen als je een DAM businesscase maakt voor je leidinggevende. Doe je dit niet, dan zullen twijfels en scepsis er voor zorgen dat je zaak al verloren is voor je er aan begint. 

5 onderwerpen die niet mogen ontbreken in je DAM case

De meest overtuigende voorstellen gebruiken data, harde feiten en een breed begrip van het onderwerp. Neem in je voorstel content op die de besluitvormers overtuigt en hun bezwaren en twijfels wegneemt. 

We zetten 5 essentiële onderwerpen voor je op een rijtje die niet mogen ontbreken wanneer je een pleidooi voor DAM houdt. 

1. Identificeer de huidige uitdagingen op het gebied van assetbeheer in je organisatie

Begin met het analyseren van je huidige asset management systemen. Gebruiken jullie een cloud opslagdienst zoals Dropbox of Google Drive of maken jullie juist gebruik van een fysieke opslag. Hoe hebben mensen in je bedrijf toegang tot middelen? Kunnen ze eenvoudig bij de juiste bestanden komen of moeten ze hiervoor veel stappen nemen?

Door deze vragen te beantwoorden krijg je inzicht in welke facetten van je asset management systeem verbetering nodig hebben. Daarnaast geeft het je inzicht waar een DAM platform kan bijdragen. 

Studies tonen aan dat werknemers tot 2 uur kunnen besteden aan administratieve taken zoals het zoeken naar merkafbeeldingen, campagnevideo's, document templates en dergelijke. give you ideas on how a DAM platform can benefit your organization.

Je kunt besluitvormers laten zien dat je het beheer van je digitale bestanden automatiseert en centraliseert met een DAM, wat je werknemers een hoop tijd en frustratie bespaart. 

Mocht je al met een DAM oplossing werken, dan kan het lastiger zijn om een overtuigende case te maken. 

Probeer een goed beeld te krijgen van wat je huidige DAM platform kan en waar de beperkingen liggen aan de hand van onderstaande vragen:

• Wat kunnen medewerkers allemaal doen met de DAM?
• Maakt de DAM het gemakkelijk om bestanden te vinden, aan te maken, te delen of om goedkeuringen te krijgen?
• Heeft het de gewenste niveaus van toestemming en autoriteitscontrole?
• Is het voor iedereen in de organisatie gemakkelijk te gebruiken?
• Hoe zit het met de kosten?
• Levert het een goede ROI op?

Je krijgt antwoorden op deze vragen door met de gebruikers te kijken waar de uitdagingen en beperkingen van de huidige software liggen. Probeer specifieke klachten en problemen die de DAM gebruikers ervaren te achterhalen om een overtuigend beeld te schetsen als je de DAM businesscase bouwt. 

2. Leg uit hoe DAM je problemen oplost

Zodra je scherp hebt waar de uitdagingen liggen, is het tijd om de juiste oplossing aan te dragen. 

Wij hebben wat voordelen voor je op een rijtje gezet om het management te overtuigen van je voorstel. 

Verhoogde efficiëntie

Als je bedrijf brand asset management uitvoert volgens de filosofie 'u vraagt wij draaien', verspil je kostbare tijd. Als een medewerker bijvoorbeeld elke keer een asset moet aanvragen, zorgt dit voor onnodige druk op merk- en creatieve medewerkers. Daarnaast moet de medewerker in kwestie lang wachten tot zijn verzoek wordt opgepakt. 

Een DAM platform daarentegen verhoogd de efficiëntie. Stel eenvoudig de juiste rechten en rollen in, voeg een goedkeuringsflow toe en alle medewerkers krijgen toegang tot de voor hen bedoelde bestanden waar en wanneer ze willen. En het belangrijkste, ze zijn daarbij niet of nauwelijks afhankelijk van anderen 

Behoud merkconsistentie

Na goede producten en een uitstekende klantenservice, is merkconsistentie het volgende wat klanten waarderen. Zonder een DAM is het lastig om merkconsistent te zijn over alle lagen van de organisatie.

Een goede DAM is niet alleen een centrale verzamelplaats voor merkbestanden zoals logo's en lettertypen, maar biedt ook de mogelijkheid om middels templates medewerkers zelf content te laten maken binnen de huisstijl. 

Een digital asset management platform kan de omzet van je bedrijf met 23% verhogen omdat het je helpt merkconsistentie door te voeren. 

Geef remote teams toegang tot assets

Het beste wat je kunt doen voor je remote team of externe partners is te zorgen dat ze alles hebben wat ze nodig hebben. Digitale assets zijn één van de belangrijkste dingen die ze in staat stelt om hun werk goed te kunnen doen.

Met een DAM hoeven remote teams alleen in te loggen om te zoeken naar de gewenste materialen. Dit scheelt weer een email naar het hoofdkantoor met een verzoek. 

Compliance risico's verminderen

DAM zorgt ervoor dat de middelen die in elke campagne worden gedeeld en gebruikt, het merk weerspiegelen. Merk- en creatieve managers kunnen eenvoudig alle soorten assets creëren, monitoren en autoriseren vanuit een centraal dashboard.

Een brandmanager kan bijvoorbeeld verschillende elementen vastzetten in een template, waardoor het gemaakte resultaat altijd voldoet aan de huisstijlregels of bepaalde wet- en regelgeving. DAM software biedt ook andere compliance opties zoals watermerken, goedkeuringsflows, publicatierechten en versiebeheer.  

Reduceer kosten

Ongebruikte en vergeten bestanden, off-brand content en tijd die verloren gaat dankzij inefficiënt bestandsbeheer komen vaak voor bij DAM-loze bedrijven. Een DAM tool stroomlijnt het gebruik van assets, bespaart op de reproductie van kwijtgeraakte content en versnelt het het proces van het verspreiden van bestanden. 

3. Benadruk succesverhalen

Succesverhalen kunnen een krachtig instrument zijn om mensen te overtuigen. Ja elk merk is verschillend, maar door te laten zien hoe andere merken profiteren van een DAM kun je stakeholders goed overtuigen. 

Succesverhalen hebben meer impact als de voorbeelden die je gebruikt van bedrijven zijn die in dezelfde industrie werkzaam zijn. Als één van je uitdagingen merkinconsistentie is, deel je een case van een merk dat DAM heeft ingezet om de merkconsistentie te verhogen. 

Marvia heeft een hoop succesverhalen van klanten die je kunnen helpen om een DAM businesscase te bouwen.

Hier zijn twee succesverhalen die je zou kunnen gebruiken:

• New York Pizza, een merk met meer dan 200 vestigingen, kan nu zijn lokale vestigingen in staat stellen om sneller marketingmateriaal te creëren met minder middelen, dankzij een DAM-platform.
• Duux, gebruikt de DAM om marketingmateriaal met resellers te delen waardoor de merkconsistentie toenam en het marketingteam meer tijd overhoudt om zich te focussen op het maken van campagnes en content. 

4. Zorg voor een implementatiestrategie

Je hebt een sterke businesscase gebouwd en de stakeholders zijn overtuigd. Wat nu?

De volgende stap is een goed doordachte implementatiestrategie. Het implementeren van nieuwe software verschilt per bedrijf, maar hier zijn een paar basisprincipes.

Vorm een implementatieteam

Veranderingen binnen een organisatie kunnen lastig zijn, het succes valt of staat met de mensen die aan het project werken. Een implementatieteam mag daarom niet ontbreken. Het team helpt gebruikers te trainen, wijzigingen door te geven en feedback te verzamelen tijdens de implementatie. 

Maak een educatie en trainingsplan

Je hebt een presentatie gemaakt voor een paar belangrijke beslisser, maar zij zullen niet de enige gebruikers van de DAM zijn. Eindgebruikers zullen ook graag meer willen weten over de voordelen, problemen die een DAM oplost en, het meest belangrijk, hoe het hun werk makkelijker maakt. 

Krijg ondersteuning van je leverancier

De juiste DAM leverancier zal een schat aan informatie hebben die je kan helpen met implementatie en adoptie. Je kunt de leverancier ook vragen om extra trainingsmogelijkheden om te zorgen dat iedereen een vliegende start maakt. 

Laat ruimte voor feedback

Een nieuwe tool implementeren is geen kinderspel. Je kunt de risico's en onzekerheden beperken door te zorgen dat er voldoende mogelijkheden zijn om feedback te geven. Op deze manier kun je issues vroegtijdig tackelen wat de gebruikersadoptie en -tevredenheid ten goede komt. 

In onze complete gids voor DAM vind je meer informatie over hoe je je het beste kunt voorbereiden op de implementatie.  

5. Geef een schatting van de ROI

Bedrijfsmanagement neemt beslissing op basis van drie dingen: zorgt de nieuwe oplossing voor meer omzet, besparen we kosten of verkleinen we risico's. Het goede nieuws is dat een DAM alle drie kan. Zorg dat je statistieken opneemt over de omzetstijging, besparingen en de risico's die je bedrijf kan vermijden door het gebruik van een DAM.

DAM software is een goede investering

Een businesscase voor DAM maken is eenvoudig als je de uitdagingen van je bedrijf en de voordelen van de software begrijpt. Cijfers en feiten kunnen je voorstel en keuze voor een platform ondersteunen. 

Als je hulp nodig hebt om een overtuigende DAM businesscase te maken, neem dan vooral contact met ons op. We kunnen je voorzien van DAM succesverhalen of je helpen bij het ontwikkelen van een implementatiestrategie. Ook hebben we een ROI calculator beschikbaar die een duidelijk beeld geeft hoeveel een DAM systeem in jouw specifieke situatie bespaart.   

Maak een sterke business case voor DAM! Vraag een demo aan en laat Marvia je helpen.

> Klik hier voor een gratis demo!