Ad-hoc marketingverzoeken verslaan: 4 bewezen strategieën

[Bijgewerkt op 30 mei 2024]

Als doorgewinterde marketingexpert ben je bekend met de voortdurende stroom ad-hoc verzoeken van je lokale teams, verkoopvertegenwoordigers en diverse andere stakeholders. "Kun je die advertentie aanpassen voor onze lokale krant?" "Spoed: we hebben morgen een social media post nodig voor een lokaal evenement!" Deze continue stroom van ad-hoc verzoeken kan voelen als een langzame uitputtingsslag, die geleidelijk de productiviteit en motivatie van je team ondermijnt.

Je staat niet alleen in deze uitdaging. Uit recent onderzoek is gebleken dat 58% van de corporate marketeers wekelijks verzoeken ontvangt voor op maat gemaakte marketingmaterialen van lokale partners, terwijl 26% dagelijks dergelijke verzoeken krijgt. Dit heeft een aanzienlijke impact: kostbare uren worden afgeleid van strategische initiatieven, leidend tot inconsistente lokale boodschappen en spanningen tussen het hoofdkantoor en de lokale teams.

Maar er is hoop. Door de juiste strategieën en tools toe te passen, kun je grip krijgen op eenmalige verzoeken en het volledige potentieel van je team benutten. In deze blog delen we vier bewezen tactieken om ad-hoc verzoeken te minimaliseren en je lokale partners zelfredzamer te maken. 

De impact van eenmalige verzoeken

Voordat we overgaan tot de oplossing, laten we eens stilstaan bij de impact die deze verzoeken kunnen hebben:

• Verlies van productiviteit: Elk uur dat wordt besteed aan een onverwacht verzoek, gaat ten koste van belangrijke campagnes en initiatieven. Voor een team van 10 marketeers betekent zelfs 5 uur per week per persoon maar liefst 2.600 uur per jaar - dat zijn 325 verloren werkdagen!
• Kosten van gemiste kansen: Wanneer je team bezig is met eenmalige verzoeken, gaat dit ten koste van waardevol werk, zoals het optimaliseren van je marketingstrategie, het analyseren van campagneresultaten en het verkennen van nieuwe technologieën en kanalen.
• Inconsistente lokale boodschappen: Zonder de juiste richtlijnen leiden eenmalige verzoeken vaak tot off-brand boodschappen en visuals in lokale marktenDit geleidelijke effect ondermijnt stap voor stap je merkidentiteit en zorgt voor verwarring bij klanten.
• Gespannen relaties: Het voortdurend op-en-neer pingpongen tussen het centrale marketingteam en lokale partners kan spanning veroorzaken aan beide zijden. Lokale partners ervaren een gebrek aan ondersteuning, terwijl het hoofdkantoor zich niet begrepen en gewaardeerd voelt.

Praktijkvoorbeelden van ad-hoc verzoeken

Laten we de uitdaging wat meer concreet maken met een aantal praktijkvoorbeelden van eenmalige marketingverzoeken:

• Een folder aanpassen met actuele contactgegevens of openingstijden voor een specifieke vestiging.
• Afbeeldingen voor social media aanpassen om te voldoen aan de specifieke eisen van verschillende platforms.
• Een advertentiecampagne aanpassen met afbeeldingen of vertalingen die specifiek zijn voor de lokale markt.
• Een flyer ontwerpen voor een plaatselijk evenement.
• De resultaten van de campagne voor een specifieke locatie analyseren.

Hoewel elk afzonderlijk verzoek misschien niet veel werk lijkt, kunnen ze samen een aanzienlijke belasting vormen. 

4 Strategieën om eenmalige marketingverzoeken te verslaan

Klaar om actie te ondernemen? Hier zijn vier tactieken om ad-hoc verzoeken te minimaliseren en je lokale teams te empoweren: 

1. Vind de juiste balans tussen gepland en reactief werk

Ad-hoc verzoeken helemaal voorkomen is niet realistisch. Maar je kunt de invloed op je werklast wel verminderen door er proactief tijd voor vrij te maken.

• Analyseer eerdere verzoeken om in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt (bijv. 10 uur per week).
• Blok deze 'reactieve' tijd in de agenda van je team, naast de geplande werkzaamheden
• Pas de verdeling aan op basis van de hoeveelheid binnenkomende verzoeken.
• Communiceer het plan met stakeholders, zodat zij op de hoogte zijn van de momenten waarop zij kunnen rekenen op ondersteuning.

Platforms zoals Asana of Monday kunnen je ondersteunen bij het in kaart brengen van geplande versus ongeplande taken, zodat je de juiste balans kunt vinden.

2. Centraliseer verzoeken op één plek

Het opvolgen van verzoeken via e-mail, Slack, Whatsapp en korte gesprekjes in de gang leidt vaak tot gemiste deadlines en dubbel werk. Het samenbrengen van alle verzoeken in één enkel intake systeem zorgt dat je de chaos de baas blijft. 

Door al je binnenkomende verzoeken op één centrale plek te bundelen, kan je team effectief prioriteit geven en taken toewijzen zonder belangrijke details over het hoofd te zien. Bijkomend voordeel is dat de aanvragers op de hoogte blijven van de voortgang en kunnen zien wie verantwoordelijk is voor het afhandelen van het verzoek.

Marvia Creative Request feature

3. Geef lokale teams meer mogelijkheden met een self-service portaal

Wat als je lokale partners toegang zouden hebben tot de benodigde middelen, zonder dat ze je overspoelen met e-mails?  Zeg hallo tegen een self-service marketingportaal.

• Kies een brand portal of brand management portal
• Verzamel goedgekeurde middelen zoals logo's, afbeeldingen en templates en maak ze gemakkelijk vindbaar.
• Sta on-brand personalisatie toe met templates (daarover later meer) 

Een self-service merkportaal vereenvoudigt de communicatie, waardoor lokale teams moeiteloos toegang hebben tot, content kunnen personaliseren en verspreiden zonder dat eindeloze e-mailconversaties nodig zijn.

4. Automatiseer je contentcreatie met dynamische sjablonen

Aanpasbare templates zijn een krachtig instrument om merkrichtlijnen te handhaven, terwijl je lokale partners de vrijheid en flexibiliteit biedt om de content te personaliseren, zowel handmatig als (deels) geautomatiseerd. 
Zoek een tool die het volgende ondersteunt:

• Web-based bewerken (bij voorkeur WYSIWYG)
• Vergrendelbare elementen om kernelementen van het merk te behouden
• Aanpasbare velden voor afbeeldingen, tekst, kleuren, enz.
• Gebruiksvriendelijke interface voor niet-ontwerpers
• Goedkeuringsworkflows voor een extra controle op het gemaakte resultaat
• Koppeling met social media en printers voor directe distributie
• Bonuspunten: automatisch inladen van gegevens in templates zoals contactgegevens, prijzen en productfeeds. 

Dankzij slimme templates behoren eenmalige verzoeken voor routinematige personalisaties tot het verleden. Lokale teams kunnen nu in slechts enkele minuten on-brand en gepersonaliseerde materialen creëren, zonder enige technische of grafische kennis.

Duik dieper in de ROI van dynamische merksjablonen

De impact van gestroomlijnde ad-hoc verzoeken

Door het implementeren van deze vier strategieën hebben bekende merken aanzienlijke resultaten behaald, zoals:

• Minder eenmalige aanvragen
• Tijdsbesparing voor het centrale marketingteam
• Snellere productie van lokale middelen en kortere time-to-market
• Verhoogde output en effectiviteit van lokale marketingactiviteiten.
• Verbeterde tevredenheid en samenwerking met lokale partners

Maar de impact reikt verder dan alleen deze resultaten. Door ad-hoc onderbrekingen tot een minimum te beperken, krijgt je team de ruimte om zich te richten op strategische en proactieve taken die bijdragen aan de bedrijfsresultaten. Door je lokale partners de mogelijkheid te geven om zelfstandig te werken met handige self-service tools, creëer je een positieve sfeer van vertrouwen en samenwerking binnen je organisatie.

Van chaos naar consistentie

Het managen van ad-hoc verzoeken kan soms overweldigend lijken, maar het hoeft geen zware last te zijn. Door een balans te vinden tussen geplande en reactieve taken, het centraliseren van intake, het aanbieden van self-service mogelijkheden en het automatiseren met templates, kun je de stroom van eenmalige verzoeken aanzienlijk verminderen.

Het draait niet alleen om efficiëntie - het gaat erom om het maximale potentieel van je team te benutten en authentieke relaties op te bouwen met lokale klanten. Als iedereen beschikt over de juiste tools en processen om doeltreffende, on-brand marketing te maken, zal je hele organisatie floreren.

Klaar om controle te krijgen over eenmalige marketingverzoeken? Gebruik deze checklist om te beginnen:

✓ Analyseer de huidige verhouding tussen gepland en reactief werk
✓ Kies een tool voor het indienen en beheren van aanvragen
✓ Richt een self-service portaal in met goedgekeurde middelen
✓ Maak dynamische templates voor belangrijke contenttypen
✓ Train je team en lokale partners in het gebruik van deze nieuwe systemen 
✓ Evalueer en optimaliseer je proces regelmatig 

Met de juiste aanpak en hulpmiddelen kun je ad-hoc verzoeken omzetten van een last naar een kans voor groei. Omarm de verandering en zie je team bloeien!

Ben je klaar om grip te krijgen op ad-hoc verzoeken en het volledige potentieel van je team te benutten? Leer hoe het platform van Marvia je kan ondersteunen bij het stroomlijnen van workflows, het versterken van lokale partners en het behalen van betere resultaten.

> Vraag vandaag nog je gratis demo van ons platform aan en versla de ad-hoc verzoeken!