Wat is Digital Asset Management (DAM)? | Marvia

Effectief je merk in de markt zetten vereist een breed scala aan hoogwaardige digitale assets. Elk stukje content dat je gebruikt om je producten of diensten te promoten, is waardevol en doordrenkt met arbeid, liefde en creatieve energie. Dus wat gebeurt er als die geweldige assets verloren gaan in een eindeloos doolhof van mappen? Naarmate het aanbod digitale merkbestanden groeit, moet je bedrijf deze bestanden effectief beheren op een manier die de productiviteit, creativiteit en efficiëntie stimuleert. 

Helaas raak je digitale assets eenvoudig kwijt. Medewerkers besteden talloze uren aan het doorzoeken van mappen, e-mails, Dropbox accounts, Google drive's en Slack berichten om kostbare bestanden terug te vinden. Ondertussen verliest je bedrijf productiviteit, inkomsten en tijd. Dus, hoe breng je dat enorme digitale ecosysteem samen onder één dak en hoe kun je de wanhopige "waar staat dat ene bestand ook alweer" zoekacties voorkomen? 

Door gebruik te maken van een Digital Asset Management (DAM) platform. 

Wat is Digital Asset Management?

Digital Asset Management (DAM) is een technologie waarmee je digitale bestanden kunt opslaan, ordenen, ontdekken, downloaden en delen. Deze digitale assets kunnen bijvoorbeeld foto's, video's, documenten, presentaties en zelfs audiobestanden zijn. Aangezien digitale bestanden een aanzienlijke waarde hebben in het digitale landschap van vandaag, fungeert DAM als een centrale opslagplaats en een veilig platform om deze content effectief te beheren en te organiseren. 

Stel je voor: in plaats van door een oneindig doolhof van mappen, e-mails, Whatsappjes en berichtjes te graven, kunnen je collega's bestanden in seconden vinden door een intuïtief platform te gebruiken. Wanneer iemand die geweldige merkafbeelding nodig heeft, hoeven ze het niet aan collega's te vragen of uren te zoeken. In plaats daarvan kunnen ze het in een zoekvak typen, een voorbeeld bekijken, het downloaden en het binnen enkele seconden gebruiken. Dat is de kracht van een DAM platform. 

Voordelen van Digital Asset Management

70% van de marketeers investeert actief in creatieve content. Je beelden zijn de lijm die je campagnes bij elkaar houdt, de kracht die klanten inspireert om met je merk in contact te komen en het wapen in elke slimme marketingstrategie. Elk digitaal bestand in je organisatie heeft tastbare waarde en DAM-systemen maken het mogelijk om die waarde te behouden. We zullen zo enkele van de belangrijkste voordelen van DAM systemen bespreken, maar het is belangrijk om te begrijpen dat DAM op duizenden tastbare en immateriële vlakken voordelen oplevert. 

• Beveiliging: Naarmate het dreigingslandschap groeit en hackers bedrijven blijven aanvallen en belangrijke content stelen, neemt het belang van het verzamelen van je digitale bestanden op een veilige manier toe. Afhankelijk van de DAM die je kiest, kunnen cloudbeveiliging en toegangsrechten een belangrijke rol spelen in het minimaliseren van de risico's. 

• Productiviteit: Werknemers besteden ongeveer 2.5 uur per dag aan het zoeken naar informatie. Wanneer een ontwerper een digitale afbeelding niet kan vinden of een marketeer moeite heeft om de juiste content te beveiligen, minimaliseert hun productiviteit wat resulteert in een afname van de winst. Met DAM systemen hebben gebruikers en belanghebbenden snel toegang tot de digitale middelen die ze nodig hebben tijdens hun dagelijkse werkzaamheden.
• Efficiëntie: Bedrijven maken vaak gebruik hulp van buitenaf en intern talent om een schat aan effectieve en impactvolle content te maken. DAM systemen stroomlijnen de samenwerking tussen bedrijfsonderdelen en derden. Externe fotografen kunnen bijvoorbeeld snel foto's uploaden in de DAM, waardoor de interne marketeers die foto's snel kunnen gebruiken in hun campagnes.   
• Copyright: Misbruik van digitale bestanden komt dagelijks voor. Dit omvat niet alleen oneigenlijk gebruik van jouw bedrijfsbestanden, maar ook je eigen medewerkers die een afbeelding gebruiken die niet rechtenvrij te gebruiken is. Wanneer je afbeeldingen, video's en documenten worden gebruikt zonder jouw uitdrukkelijke toestemming, kan dit afbreuk doen aan de waarde van je merk. Toonaangevende DAM platformen bieden de mogelijkheid om controle te houden op de content door bijvoorbeeld watermerken, gebruiksrechten en verloopdata toe te voegen. 
• Waardecreatie: DAM platformen geven je een duidelijke beeld van je digitale asset ecosysteem. Dit voorkomt niet alleen dat je waardevolle content kwijt raakt en opnieuw moet maken, maar helpt je ook op je bestaande assets opnieuw of op een andere wijze te gebruiken. Hierdoor neemt de waarde en schaal van de gemaakte content toe. 

Naast alle bovenstaande voordelen, maken DAM platformen je leven eenvoudigweg makkelijker. We vergeten vaak immateriële zaken zoals gebruiksgemak. Maar ze hebben een echte impact op je organisatie. Wist je bijvoorbeeld dat 85% van de werknemers ontevreden is? En waarom zouden ze dat niet zijn? De gemiddelde werknemer besteed 90% van zijn tijd aan saaie, repetitieve taken - om nog maar te zwijgen over de 25% van de dag die ze besteden aan het zoeken naar informatie. Het opslaan, organiseren, ontdekken en benutten van digitale assets zou geen uitdagende taak moeten zijn. Het moet pijnloos, gemakkelijk en efficiënt zijn. 

Wie moet een Digital Asset Management gebruiken?

Het antwoord op deze vraag is simpel: iedereen. Van retailbedrijven tot voedsel- en drankmerken, elk bedrijf met digitale bestanden kan toegevoegde waarde vinden in een DAM systeem. De omvang van digitale content in het huidige zakelijke landschap is enorm. Elk nieuw bestand dat door je organisatie wordt gemaakt, is doordrenkt van waarde. Om effectief campagnes uit te voeren, geweldige video's te maken en middelen voor branding te maken, moet je die assets consistent geordend, doorzoekbaar en opgeslagen hebben. Anders verspillen werknemers tijd aan het zoeken naar bestanden die misschien niet eens meer bestaan.

Het gebruik van een DAM systeem is niet moeilijk te rechtvaardigen. In feite is het bijna onmogelijk om een reden te vinden om er geen te gebruiken. Het maakt je leven makkelijker. Zo simpel is het. 

Wat kan een DAM voor je doen?

Wil je hyper-effectieve marketingcampagnes maken met behulp van de best beschikbare content? Ben je het zat om productiviteit en liquiditeit te verspillen aan het zoeken naar informatie? Wil je bedrijf gebruikers naadloos verbinden met de digitale middelen die ze het meest nodig hebben? DAM systemen zijn de oplossing voor je problemen. Het is te simpel om te zeggen dat een DAM je asset workflow verbeterd. De echte waarde van DAM gaat veel dieper. Het kan de manier waarop je marketing, sales en bedrijfsstrategie benadert volledig veranderen. DAM biedt een huis voor elk digitale bestand en biedt elke gebruiker een gemakkelijk leesbare kaart van de stad. 

Hoe selecteer je het juiste DAM systeem?

Het kiezen van een geschikt DAM platform is niet altijd makkelijk. Op het eerste gezicht zijn vragen met betrekking tot cloud mogelijkheden, snelheid en UI allemaal belangrijk. Maar de waarheid is: veel DAM systemen hebben gebruiksvriendelijke UI's en een robuuste cloud architectuur. De beschikbaarheid van hyper schaalbare cloud platformen zoals AWS, Azure en Google zorgt voor een gelijk speelveld. De kans is groot dat de DAM die je op het oog hebt (of al gebruikt) een bekende cloud provider gebruikt, schaalbaarheid biedt en een moderne gebruikersinterface heeft. Zo niet, dan moet je uiteraard op zoek naar een ander platform. Maar we zullen die meer voor de hand liggend vereisten niet bespreken. In plaats daarvan focussen we ons op de mogelijkheden. 

Over het algemeen moet je ja kunnen antwoorden op de volgende vragen: 

• Maakt het systeem het makkelijk om assets te vinden? Smart search is ongelooflijk belangrijk voor DAM systemen. Je moet in staat zijn om snel bestanden te vinden op basis van (custom) metadata zoals bestandstype, tags, datum, formaat, enz. Als je DAM zoeken niet gemakkelijk maakt, biedt het geen echte toegevoegde waarde. 
  
• Heeft het systeem gebruikersrechten? Cybersecurity is een prioriteit voor bedrijven in het huidige landschap. Hackers vallen 39 seconden aan en een enkel lek kan je miljoenen aan schade kosten.  Bij 30% van de datalekken zijn interne personen betrokken. Alleen de juiste mensen moeten content op het juiste moment kunnen bekijken. Zorg ervoor dat je DAM systeem een robuust gebruikersrechten systeem heeft en voorkom ongewenste toegang tot belangrijke bestanden. 
• Kan je een voorbeeld van je content bekijken? Dit is eigenlijk een zeer belangrijk punt. Bestandsnamen en data geven niet altijd het volledige beeld. Om de juiste bestanden te vinden, moet je kunnen zien hoe ze eruit zien. Helaas bieden veel DAM systemen geen preview functie. Je medewerkers zullen dan elk afzonderlijk bestand moeten openen (in het juiste programma) om de juiste content te vinden. Zijn ze weer onnodig veel tijd kwijt aan het vinden van informatie. Previewen is de oplossing en is vooral belangrijk als je te maken hebt met een verscheidenheid aan bestandstypen (bijv. video's, audio, documenten, enz.).  
  
• Kan je makkelijk content delen? Nu werken op afstand en thuiswerken een steeds groter onderdeel van de werkcultuur is, is delen via links en kanalen een cruciaal onderdeel van de moderne workflow. Met de juiste DAM kun je op diverse wijzen je assets delen met anderen, zowel intern als extern. 
• Kan je waardevolle content beschermen en controleren? Cybercrime neemt voortdurend toe. Malware en datalekken krijgen alle aandacht, maar diefstal van assets is een ander groot probleem. Je DAM moet zowel je content beschermen, als in staat zijn om deze op verschillende media te bewaken. Met Marvia kun je bijvoorbeeld watermerken, vervaldata en publicatierechten toevoegen aan elk digitaal bestand. 
• Moet je inloggen om te uploaden? Content is afkomstig uit verschillende bronnen en niet al deze bronnen zijn onderdeel van je organisatie. Externe fotografen en copywriters creëren bijvoorbeeld geweldige content voor je bedrijf. Moeten ze die bestanden echt via de mail naar een werknemer sturen? Dat is gewoon niet efficiënt. Emails raken kwijt en werknemers hebben wel wat beters te doen dan bestanden uploaden. Kies een oplossing die het uploaden via een beveiligde link mogelijk maakt, zonder in te loggen. Op deze manier hoef je geen inloggegevens te delen met externe partijen, maar kun je ze wel content laten uploaden als een natuurlijk onderdeel van hun workflows.

Wanneer is het juiste moment om te investeren in Digital Asset Management?

Vandaag! Elk bedrijf heeft baat bij een DAM systeem. Zelf als je een enorme onderneming bent met een robuuste cloud architectuur, geven DAM platformen je een concurrentievoordeel. Sterker nog, grote bedrijven hebben vaak het meest rommelige ecosysteem voor digitale bestanden. Tussen Cloud oplossingen, SaaS servers, mails, Dropbox folders en persoonlijke computers wordt vaak een scala aan content verspreid over de organisatie. Door al deze middelen in één oplossing samen te brengen, bespaar je tijd, geld en kopzorgen. 

Voor kleine bedrijven die nog niet aan de branding journey zijn begonnen, lijken systemen voor digital asset management misschien een verspilde investering. Maar dat zijn ze niet. DAM platforms schalen mee met je bedrijf. Hoe eerder je ze gebruikt, hoe meer waarde het oplevert. Kleine bedrijven die al vroeg voor een DAM kiezen, hebben een aanzienlijk voordeel ten opzichte van hun concurrenten. DAM systemen versnellen niet alleen je creatieve workflows, maar ze zorgen er ook voor dat assets uit een vroeg stadium bewaard worden voor later gebruik, waardoor je merkconsistentie kunt creëren.

Wil jij je digital assets beheren?

De assets van je merk zijn een cruciale aanjager van groei. Laat ze niet verloren gaan. Wij kunnen je helpen. Marvia's toonaangevende DAM platform wordt door meer dan 80.000 gebruikers gebruikt om hun kostbare assets te beveiligen en te organiseren. En we zijn klaar om je te helpen om die van jou te beheren. Klaar voor de volgende stap? Neem contact met ons op.  

Vraag een demo van ons DAM platform aan en ontdek hoe Marvia jou kan helpen met het beheren van jouw digitale assets!

> Klik hier voor een gratis demo!

Opmerking: Dit artikel is oorspronkelijk gepost April 2018 en is bijgewerkt met aanvullende informatie en tips.